Métiers

Secrétaire d’accueil

Le métier de secrétaire d’accueil

La ou le secrétaire d’accueil assure l’enregistrement administratif des patients. Qu’il s’agisse d’une consultation médicale ou d’une admission pour un séjour, il ou elle se positionne à l’interface entre le patient et l’établissement de soins. C’est elle ou lui qui va procéder à l’enregistrement du patient dans le logiciel des entrées de l’hôpital afin d’assurer une gestion précise des flux mais également de permettre une correcte prise en charge du malade, ainsi que la rémunération des professionnels de santé avec lesquels il va interagir. C’est généralement à l’entrée de la structure hospitalière que se trouve le secrétariat médical au sein duquel une ou plusieurs secrétaires accueillent le public. Les missions réalisées par le secrétaire administratif varient en fonction de l’établissement : permanence téléphonique, enregistrement des admissions, gestion des sorties, tâches administratives diverses, gestion de planning, saisie informatique, mission de classement et d’archivage… À noter que dans le secteur public, on parlera plutôt d’agent d’administration hospitalier que de secrétaire d’accueil puisqu’il s’agit, dans ce cas précis, d’un fonctionnaire de la fonction publique hospitalière de catégorie B ou C.

Les qualités pour être secrétaire d’accueil

Polyvalente, l’hôte ou hôtesse d’accueil doit être dotée d’un excellent contact avec les autres. C’est même un pré-requis indispensable pour exercer le métier d’employé administratif dont la mission principale est d’accueillir et d’orienter les patients au sein de la structure hospitalière. Il est également nécessaire de posséder une bonne capacité d’écoute pour comprendre les attentes et les difficultés rencontrées par les personnes qui viennent se faire soigner, afin de leur proposer les solutions les plus appropriées à leur situation. Assurer la gestion du public à l’accueil requiert un sens certain de l’organisation et un solide esprit d’initiative. La patience et la pédagogie constituent également des qualités nécessaires pour la prise en charge des patients. En outre, le secrétaire hospitalier doit connaître parfaitement les différents services et les médecins qui les dirigent afin de trouver tout de suite le bon interlocuteur. Enfin, la maîtrise d’une langue étrangère (anglais, espagnol, allemand…) constitue un atout supplémentaire.

La formation de secrétaire d’accueil

Pour devenir agent d’administration hospitalier au sein de la fonction publique hospitalière, il est nécessaire de passer le concours externe d’adjoint administratif 1re classe accessible avec un brevet ou un diplôme équivalent. Des concours internes sont ensuite possibles pour gravir les échelons.

Les employeurs plébiscitent aujourd’hui les candidats bénéficiant d’une formation initiale aux métiers de l’accueil ou de la gestion administrative. Parmi les diplômes et les formations pour exercer comme secrétaire d’accueil, on trouve : 

  • le bac pro métiers de l'accueil ;
  • le bac pro services aux personnes et aux territoires (SAPAT) ;
  • le bac pro gestion-administration ;
  • la mention complémentaire (MC) accueil dans les transports ;
  • la mention complémentaire (MC) accueil-réception ;
  • le BTS tourisme.

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